Теперь пора приступить к настройке. Настройку программы разобьем на 2 этапа:
 
Настройка программы

Настройка пользователей

 

Настройка программы

Возьмите вопросы с ответами, которые были получены из предыдущего раздела «Подготовка». Пойдем по пунктам.

Структура предприятия

Рассматриваемые вопросы:

Какие организации мы будем использовать в работе? Данные по каждой организации?

Ведется ли учет НДС на предприятии? В каких предприятиях?

Часы работы на предприятии?

Какие структурные подразделения можно выделить на предприятии? По каким организациям будет вестись работа в каждом подразделении?

Часы работы в подразделениях? Отличаются ли от часов работы предприятия в целом?

Какие склады существуют в вашей организации?

Какие банковские счета используются на предприятии?

Какие кассы существуют в вашей организации?

Каковы код страны и код вашего города?

 

Зайдем в подсистему «Администрирование». Откроем форму «Настройка работы программы» на закладке «Финансы»:

Устанавливаем настройки

  • Учет НДС, если на предприятии ведется учет НДС.
  • Использовать банковские документы, если банковские счета используются на предприятии.
  • Использовать кассовые документы, если на предприятии используется работа с кассами.

 

Переходим на закладку «Основные»:

В разделе «Организации, подразделения, склады». Вводим соответственно наши организации, подразделения и склады.

Должны быть введены хотя бы один элемент организаций, подразделений, складов.

Для ввода новых организаций можно воспользоваться помощником.

Для каждой организации на соответствующих закладках укажите данные:

  • Юр. или физ. лицо
  • ИНН, КПП, ОГРН
  • Банковские счета, если необходимо
  • Ответственных лиц
  • Контактную информацию

Затем для каждой организации укажите систему налогообложения. Для этого в форме организации перейдите по ссылке «Системы налогообложения», введите новую запись. Например, если для выбранной организации ведется учет НДС, то запись будет выглядеть следующим образом:

 

На закладке «Основные» введите время начала и окончания рабочего дня:

Если для подразделений время работы различается, то перейдите по ссылке «Рабочие часы подразделений» и укажите время работы каждого подразделения.

 

На этой же закладке введите код страны и код города по умолчанию:

Если предполагается использовать кассовые документы, то на закладке «Финансы», перейдя по ссылке «Кассы предприятия» откройте список касс и введите кассы:


Справочник «Номенклатура»

Рассматриваемые вопросы:

Нужны ли комплекты?

Нужна ли работа с характеристиками номенклатуры?

Нужен ли учет серийных номеров?

Используются вышки туры? Строительные леса?

Будет ли мы контролировать остатки на складах?

Нужны дополнительные услуги?

 

В форме «Настройка работы программы» откройте закладку «Номенклатура» и укажите настройки:

Для того, что бы в будущем установить цены услуг, перейдите в подсистему «Маркетинг», список «Виды цен», и введите новый вид цены «Цена услуг»:

 

О том, как ввести цены расскажем подробнее ниже, в разделе «Установка цен».

На этом настройка номенклатуры завершена.

Справочник «Клиенты»

Рассматриваемые вопросы:

Будете ли вы вести взаиморасчеты в разрезе договоров?

Будете ли использоваться дополнительные ограничения на работу с клиентами?

 

В форме «Настройка работы программы» откройте закладку «Клиенты» и укажите настройки:


Выдача в аренду

Рассматриваемые вопросы:

Минимальный период аренды? Наиболее часто используемые периоды аренды? Какие периоды точно не будем использовать?

Можно сдавать в аренду на срок, меньше минимального периода?

Округляем период до целого? Если до, то способ округления?

Даем отсрочку возврата? Если да, то сколько суток, часов, минут?

Какой вариант расчета даты возврата? Плановая или текущая?

Как оформлять возврат оборудования? Обязательно ли возвращать подбором?

Сдавать в аренду товары?

Нужна возможность назначать цены аренды по календарям (по календарным графикам)?

Будем ли мы указывать месторасположение оборудования? Будет ли это  обязательным?

 

В форме «Настройка работы программы» откройте закладку «Аренда / прокат» — «Аренда / прокат»:

Первое, что сделайте, настройте периоды проката. Наша задача – убрать ненужные, добавить недостающие. Нажмите на ссылку «Периоды аренды». Откроется форма списка всех периодов:

По умолчанию введены периоды, отмеченные желтым кружочком:

  • Минута
  • Час
  • Сутки
  • Неделя
  • Декада
  • Месяц
  • Квартал
  • Полугодие
  • Год

Убираем не нужные. Для этого открываем ненужные, и снимаем галочку «Активен»:

После записи в списке такой элемент становиться серым. В дальнейшем он не будет появляться в документах и справочниках.

Следующий шаг – ввод недостающих. Это могут быть обычные периоды аренды: 3 часа, 2 недели. А могут быть интервальные периоды: до 5 суток, от 6 до 21. Как вводить новые периоды аренды, чем отличаются – читайте документацию.

 

Далее, указываем параметры, выделенные на рисунке:

  • Какой у нас минимальный период.
  • Округляем ли мы период аренды до полного, и, если да, как округляем.
  • Разрешено ли сдавать в аренду на период меньше минимального.

Эти параметры мы записали ранее.

 

Выберем два наиболее востребованных периода аренды. Заполним ими параметры «Периоды в документах»:

В дальнейшем в документах Заказ и Аренда будут прокручиваться даты возврата на выбранные периоды.

Если есть отсрочка возврата, то введем его в параметр «Отсрочка возврата».

Параметр «Не учитывать часы при сдаче в аренду» нужен тогда, когда нам не важно время сдачи в аренду, только дата. В документах и списках будет только дата, без времени.

Параметр «Сдавать в аренду товары» нужен если у нас на складе есть не только оборудование, но и товары, которые мы должны сдавать в аренду.

Параметр «Возможность назначить цены аренды по календарям (по календарным графикам)» говорит о том, что у нас появится возможность в документах установки цен аренды назначать цены на конкретные дни, например для обычных дней одна цена, в праздники и выходные – выше. Пример установки:

 

О том, как ввести цены расскажем подробнее ниже, в разделе «Установка цен».

 

Установим вариант расчета даты возврата и признак «Возврат только подбором»:


Заказы клиентов

Рассматриваемые вопросы:

Будут ли использоваться заказы клиентов?

Буде ли использоваться бронирование в заказах клиентов? Будет ли оно автоматическим?

 

В форме «Настройка работы программы» откройте закладку « «Заказы / планирование»:

Если предполагается работать с заказами, то установите настройку «Работа с заказами клиентов». Запишите изменения и перейдите по ссылке «Причины отмены заказов». Заполните справочник возможными причинами.

Если планируете работать с бронированием, укажите две другие настройки, установите настройки согласно планам.

Досрочный возврат

Рассматриваемые вопросы:

Учитывается досрочный возврат?

Какой минимальный период, при котором мы учитываем досрочный возврат? Час? Сутки?

При досрочном возврате будем учитывать целое количество периодов?

При досрочном возврате будем удерживать какой-то процент с возвращаемых сумм?

 

В форме «Настройка работы программы» откройте закладку «Аренда / прокат» — «Досрочный возврат»:

Если будет учитываться досрочный возврат, укажите настройку «Учитывать досрочный возврат», а так же минимальный период, при котором досрочный возврат будет работать.

Укажите, будет ли учитываться только целое количество при досрочном возврате.

Если планируете удерживать часть средств при досрочном возврате, то настройте следующие параметры:


Просроченный возврат

Рассматриваемые вопросы:

Учитывается просроченный возврат?

Какой минимальный период, при котором мы учитываем просроченный возврат? 15 минут? Час? Сутки?

При просроченном возврате будем дополнять период до полного?

При просроченном возврате будем использовать какие-то специальные цены аренды?

При просроченном возврате будем начислять штрафы? Если да, то процентом или суммой?

 

В форме «Настройка работы программы» откройте закладку «Аренда / прокат» — «Просроченный возврат» и укажите настройки:

Если будет учитываться просроченный возврат, укажите настройку «Учитывать просроченный возврат», а так же минимальный период, при котором досрочный возврат будет работать.

Укажите, будет ли учитываться только целое количество при досрочном возврате.

Укажите вариант расчета цены. Из документа аренда, или по правилам расчета.

 

Если планируется брать штраф за просрок возврата, то укажите настройку «Рассчитывать штраф за просроченный возврат», а так же другие параметры:

Вариант расчета штрафа – Сумма или Процент от суммы аренды. В параметр «Величина штрафа» запишите значение, — сумму или процент.

 

Если при просроченном возврате планируется использовать другой вид цены аренды, укажите в третьей группе параметров:


Работа с залогом

Рассматриваемые вопросы:

Работаем с денежным залогом?

Будет у пользователей доступ к редактированию денежного залога? У кого?

Каким способом начислять денежный залог? По стоимости оборудования, или по виду цен?

Работаем по документам залога?

Какие документы можно принимать в подразделениях? Какие обязательны? Сколько обязательных документов?

 

В форме «Настройка работы программы» откройте закладку «Аренда / прокат» — «Залог» и укажите настройки:

Если предполагается работа с денежным залогом, то укажите вариант расчета. Для варианта расчета «По учетной стоимости» ничего больше вводить не надо.

Для варианта расчета «По виду цен» укажите вид цены залога. После установите цены залога документами Установка цен аренды, с любым выбранным периодом. Пример:

 

В данном документе установлен залог для номенклатуры Штабелер Lema 10wm30 в размере 10 000 рублей. Вид цены «Цена залога» аналогичен виду цены, указанному в настройках.

 

Если предполагается работа с залоговыми документами, то укажите документы, которые могут быть приняты от клиента. Вот пример настройки для основного подразделения, когда требуется 1 документ. Обязательным является Паспорт гражданина РФ:

 

Ордерная схема движения оборудования

Рассматриваемые вопросы:

Применяется в организации ордерная схема?

В форме «Настройка работы программы» откройте закладку «Номенклатура» и укажите настройку:


Работа со счетчиками

Рассматриваемые вопросы:

Учитываются счетчики в организации? Какие? Стоимость за единицу?

В форме «Настройка работы программы» откройте закладку «Аренда / прокат» — «Счетчики» и укажите настройку:

Перейдите по ссылке «Справочник Счетчики» и введите требуемое количество счетчиков.

О том, как ввести цены расскажем подробнее ниже, в разделе «Установка цен».

Торговля товарами, оборудованием, услугами

Рассматриваемые вопросы:

Нужна опция «Торговля»? Разрешено торговать оборудованием?

В форме «Настройка работы программы» откройте закладку «Торговля» и укажите соответствующие настройки:

Для того, что бы установить цены продажи товаров, перейдите в подсистему «Маркетинг», список «Виды цен», и введите новый вид цены «Цена продажи»:

 

О том, как ввести цены расскажем подробнее ниже, в разделе «Установка цен».

Субаренда (сдача в аренду имущества, полученного предприятием в аренду от третьих лиц)

Рассматриваемые вопросы:

Нужна опция «Субаренда»?

В форме «Настройка работы программы» откройте закладку «Аренда / прокат» — «Субаренда» и укажите настройку:


Автоматические скидки

Рассматриваемые вопросы:

В организации будут автоматические скидки? Если сработают несколько скидок, то какую применять?

В организации будут использоваться сегменты клиентов?

В организации будут использоваться сегменты номенклатуры?

 

В форме «Настройка работы программы» откройте закладку «Аренда / прокат» — «Скидки (наценки)». Укажите настройки «Использовать автоматические скидки» и «Вариант применения нескольких скидок»:

Если будут использоваться сегменты, укажите соответствующие настройки на закладках «Клиенты», «Номенклатура».

Далее необходимо настроить условия предоставления скидок, скидки, установить скидки. Примеры смотрите на сайте.

Торговое оборудование

Рассматриваемые вопросы:

Нужен ли сканер штрих кодов? Если да, то какой сканер штрих кодов нужен? Тип? Вариант установки? Интерфейс? Защищенность? Производитель?

Нужен ли принтер этикеток? Какой тип принтера использовать? Если да, то какой принтер этикеток нужен? Тип? Производитель?

Нужен ли фискальный регистратор? Если да, то кто Производитель?

 

Настройка пользователей

Настройки пользователя

После настройки программы переходим к настройкам пользователей.

В начале, можно настроить одного пользователя, Администратора. После проверки работы администратора можно приступить к настройкам других пользователей.

Откройте форму настройки пользователей и прав в подсистеме «Администрирование». Откройте список пользователей и найдите в нам нужного пользователя. Откройте его форму.

В первую очередь необходимо настроить параметры на закладках «Настройки пользователей», «Права пользователей».

На закладке «Настройки пользователя» укажите основные значения для подстановки в справочники и документы:

В группе «Аренда» настройте параметры:

Оплата услуг (авансом, по факту выполнения) – оставьте «Авансом».

Основная операция – «С денежным залогом», если предполагается работать с денежным залогом. Если предполагается не работать с денежным залогом, а только с документами залога, то выберите «С залоговыми документами».

Основная причина отмены заказов – выберите причину, по которой, как вы думаете, отмен будет больше всего. Конечно, данный параметр нужен, если собираетесь работать с заказами.

Основной вид передачи оборудования, товаров клиентам, Основной вид поступления оборудования, товаров от клиентов – выберите «По ордеру», если планируется работать по ордерной схеме. Если нет – то не важно.

 

В группе «Клиенты» укажите тот тип юридического или физического лица, которых будет больше:

При вводе нового этот тип будет подставляться по умолчанию.

 

Если требуется учитывать НДС, укажите это в группе «НДС»:

 

В группе «Номенклатура» укажите основной тип номенклатуры и основную единицу измерения:

В группе «Организация» укажите настройки по умолчанию, относящиеся к организации:

Если несколько организаций, подразделений, касс и т.д., то укажите те значения, которые наиболее часто будут использоваться выбранным пользователем.

 

В группе «Цены» укажите валюту по умолчанию и основные виды цен:

Самое главное здесь – указать значения, которые будут подставляться в справочники и документы. Например, при вводе нового документа, организация, подразделение, склад, виды цен и т.д. будут подставляться те, которые мы указали для пользователя.

Совет: Указывайте те значения по умолчанию, которые будут использоваться чаще.

Права пользователя

Откройте закладку «Права пользователя»:

Здесь указаны ряд прав на редактирование документов и печатных форм, которые мы можем дополнительно указать для пользователя.

Просьба отнестись ответственно к проработке прав пользователя. Излишек прав может нанести ущерб предприятию пользователем.

 
Наверх