Здесь мы рассмотрим основные возможные бизнес-процессы на предприятии.
Хочется напомнить, что описываемые процессы должны иметь юридическую поддержку. Если вы хотите брать штраф за просроченный возврат, возможность этого должна быть указана в договоре с клиентом.
Каждый из описанных ниже бизнес-процессов может использоваться или нет в зависимости от особенностей и традиций ведения учета, а так же в зависимости от ситуации на рынке. Если из начала описания процесса понятно, что данный процесс не используется на предприятии (например, Ордерная схема используется достаточно редко), то можно переходить к следующему пункту.
Ордерная схема движения оборудования
Торговля товарами, оборудованием, услугами
Выдача в аренду
Выдача в аренду – это основной процесс. От всех остальных можно отказаться, но не от него.
Первое, что необходимо сделать: решить, на какие периоды мы будем сдавать в аренду. Возможные предопределенные периоды:
- Минута
- Час
- Сутки
- Неделя
- Декада
- Месяц
- Квартал
- Полугодие
- Год
Ничего не мешает создать любые иные периоды на основе этих базовых.
Из них, мы должны выбрать:
- Минимальный период аренды, на который сдаем, например Сутки
- Наиболее часто используемые периоды, например Сутки и Неделя
Вопрос: Минимальный период аренды? Наиболее часто используемые периоды аренды? Какие периоды точно не будем использовать?
Далее вопрос про минимальный период аренды. Можем ли мы сдавать в аренду на срок, меньше минимального? Или программа всегда должна рассчитать какой-то минимум аренды?
Вопрос: Можно сдавать в аренду на срок, меньше минимального периода?
Что должно произойти, если человек планирует вернуть не через точное число периодов (сутки, 2 суток), а через сутки + какое-то количество часов? Должны ли мы округлить период аренды до двух суток? Или наоборот, уменьшить до суток? Еще вариант – округлить математически, т.е. 1.5 суток или больше – округлить до двух, если меньше 1.5 – то это одни сутки?
Вопрос: Округляем период до целого? Если до, то способ округления?
Даем ли мы отсрочку возврата? Например, можем дать отсрочку в три часа, которая не будет учитываться при расчете аренды.
Вопрос: Даем отсрочку возврата? Если да, то сколько суток, часов, минут?
Когда клиент возвращает оборудование, в документе возврата мы должны указать дату и время возврата. По умолчанию, сделать это можно двумя способами:
- Поставить плановую дату возврата, как будто клиент вернул в срок.
- Поставить текущую дату возврата.
Вопрос: Какой вариант расчета даты возврата? Плановая или текущая?
Совет: рекомендуем ставить текущую дату возврата. При этом программа автоматически вычислит доплату и возврат, если клиент вернул оборудование позже либо раньше. Смотрите разделы «Досрочный возврат», «Просроченный возврат».
Еще момент по поводу возврата. Мы можем указать программе, что при возврате пользователь обязан не просто сформировать документ возврата, а обязательно подобрать каждую единицу оборудования вручную либо сканером штрих кода. Подобный механизм призван снизить ошибки возврата, т.к. при возврате программа автоматически заполняет документ возврата остатками в аренде, что может ввести сотрудника во искушение оставить все как есть.
Вопрос: Как оформлять возврат оборудования? Обязательно ли возвращать подбором?
Совет: используйте данный механизм, если предполагается возврат большого количества оборудования.
Если есть возможность работать с опцией «Торговля», то в номенклатуре могут быть не только позиции с типом «Оборудование», но и «Товар», т.е. позиции, предназначенные для продажи. Иногда может потребоваться сдать в аренду Товар.
Вопрос: Сдавать в аренду товары?
Иногда может потребоваться устанавливать цены аренды не просто по дням, но по конкретным дням (праздники, выходные), ставить цены отличные от цен в будни. Для этого разработан отдельный механизм — Возможность назначать цены аренды по календарям (по календарным графикам). Т.е. мы указываем наши цены аренды, но для отдельных дней указываем цены иные. Эти отдельные дни описываем в специальном объекте – Календарь. (Функционал доступен только в версии 2.0!)
Вопрос: Нужна возможность назначать цены аренды по календарям (по календарным графикам)?
Совет: как правило, такой механизм необходим предприятиям, работающим с клиентами – физическими лицами.
Когда мы выдаем оборудование в аренду, клиент забирает и использует его где-то на своем объекте.
Мы можем указать программе, что подобную информацию, где используется оборудование, можно ввести в информационную базу. Более того, можем даже потребовать, что бы эта информация обязательно была введена в базу данных, и программа это будет контролировать.
Вопрос: Будем ли мы указывать месторасположение оборудования? Будет ли это обязательным?
Заказы клиентов
В нашей программе Заказ – это предварительное намеренье клиента взять оборудование в аренду. В заказе мы указываем, когда он намеревается взять оборудование, какое оборудование, когда собирается вернуть.
Заказ отображается в списках на рабочем месте менеджера, на закладке «Заказы номенклатуры». Заказанная номенклатура, ее количество, отображается в колонке «Заказано» на той же закладке. Конечно, заказ отображается в отчетах.
Заказ имеет период действия, после которого он считается неактивным (отменен неявно). Неактивный заказ отображается в списке заказов серым цветом. Количество заказанной номенклатуры такого заказа – ноль.
Заказ может быть отменен вводом на основании него документа «Отмена заказа клиента».
На основании заказа можно ввести документ «Аренда номенклатуры». При этом все данные перекочуют в документ аренды.
Вопрос: Будут ли использоваться заказы клиентов?
Совет: Используйте заказы, если вы принимаете заявки на оборудование по телефону, E-mail. Используйте документ отмены заказа. Это позволит в дальнейшем оценить статистику причин отмен, выявить клиентов, делающих заявки, но не исполняющих их.
Документом Заказ можно забронировать оборудование на предполагаемый период аренды. После бронирования на этот нельзя будет выдать оборудование больше, чем есть на остатках за вычетом заказанного. Можно включить механизм бронирования вручную или автоматически.
Вопрос: Буде ли использоваться бронирование в заказах клиентов? Будет ли оно автоматическим?
Досрочный возврат
При заключении договора указывается, что и на какой срок сдается в аренду. Если клиент возвращает оборудование раньше срока, то мы говорим, что произошел досрочный возврат. Обычно в данном случае клиент вправе претендовать на частичную компенсацию своих затрат. Или нет, если такое указано в договоре.
Программа позволяет отдельно рассмотреть такую ситуацию. Здесь возможны два варианта:
- Мы не учитываем досрочный возврат. При возврате раньше срока программа не сторнирует затраты клиента.
- Мы учитываем досрочный возврат. При возврате раньше срока возвращаем часть средств клиенту.
Вопрос: Учитывается досрочный возврат?
Если учитывается, то мы должны ответить еще на несколько вопросов.
При досрочном возврате мы можем не учитывать какой-то период. Например, сдали в аренду на 2 месяца, а клиент вернул раньше на полчаса. Будет ли учитываться досрочный возврат? Врядли. Но при возврате раньше на сутки – вполне.
Вопрос: Какой минимальный период, при котором мы учитываем досрочный возврат? Час? Сутки?
Далее. Предположим, что клиент вернул раньше на сутки и шесть часов, или на 1,25 суток. Минимальный период – сутки. На сколько мы должны сторнировать? На сутки с четвертью, как получилось? Или просто на сутки? Т.е. будем учитывать целое количество суток, или точное?
Вопрос: При досрочном возврате будем учитывать целое количество периодов?
И еще вопрос. Все-таки, даже если мы возвращаем раньше срока и возвращаем деньги, стоит ли нам какой-то процент от стоимости возвращаемой аренды удерживать?
Вопрос: При досрочном возврате будем удерживать какой-то процент с возвращаемых сумм?
Просроченный возврат
Если клиент возвращает оборудование позже оговоренного договором срока, то мы говорим, что произошел просроченный возврат. Обычно в данном случае мы вправе попросить клиента доплатить за просроченный период аренды. Или просто закрываем глаза, если такое указано в договоре.
Программа позволяет отдельно рассмотреть такую ситуацию. Здесь возможны два варианта:
- Мы не учитываем просроченный возврат. При возврате позже срока программа не начисляет доплату клиенту.
- Мы учитываем просроченный возврат. При возврате позже срока начисляем доплату клиенту.
Вопрос: Учитывается просроченный возврат?
Если учитывается, то мы должны ответить еще на несколько вопросов.
При просроченном возврате мы можем не учитывать какой-то период. Например, сдали в аренду на 5 суток, а клиент задержал возврат на 10 минут. Будет ли учитываться просроченный возврат?
Вопрос: Какой минимальный период, при котором мы учитываем просроченный возврат? 15 минут? Час? Сутки?
Далее. Предположим, что клиент вернул раньше на сутки и шесть часов, или на 1,25 суток. Минимальный период – сутки. На сколько мы рассчитать доплату? На сутки с четвертью, как получилось? Или на 2 суток? Т.е. будем учитывать целое количество суток, или точное?
Вопрос: При просроченном возврате будем дополнять период до полного?
Цену аренды на доплату мы можем брать не стандартную, по которой сдавали в аренду, а любую иную, специально установленную к типовой цене аренды с каким-то коэффициентом, например 1.25 (на четверть больше).
Вопрос: При просроченном возврате будем использовать какие-то специальные цены аренды?
Наконец, мы можем начислять штрафы дополнительно к сумме доплаты. Причем можно делать это процентом от суммы доплаты, или просто суммой.
Вопрос: При просроченном возврате будем начислять штрафы? Если да, то процентом или суммой?
Работа с залогом
В программе есть возможность работать
- С денежным залогом.
- Указывать (даже требовать) документы клиента.
Денежный залог мы можем начислять различными способами:
- Указывать вручную.
- Принять равным стоимости оборудования.
- Просто записать в какой-то вид цен.
Указывать вручную – просто экспертная оценка. Сколько мы установим залог для данного клиента. Этот вариант можно сочетать с другими способами. Например, программа рассчитала залог, но ответственный сотрудник может его редактировать вручную в сторону увеличения или уменьшения.
Два других способа конкуренты между собой. Мы можем выбрать либо расчет залога равным учетной стоимости оборудования, либо установить по какому-то виду цен.
Учетная стоимость оборудования – это стоимость поступления. Например, стоимость покупки. Или стоимость, указанная в документе «Оприходование номенклатуры» при вводе остатков.
Третий вид начисления залога – по виду цены. Мы можем в программе выбрать предопределенный вид цены – Цена залога, и для каждой позиции номенклатуры назначить цену залога.
Вопрос: Работаем с денежным залогом?
Вопрос: Будет у пользователей доступ к редактированию денежного залога? У кого?
Вопрос: Каким способом начислять денежный залог? По стоимости оборудования, или по виду цен?
Будет ли вестись работа по залоговым документам, или нет – решать вам.
Программе можно указать, какие документы будут обязательны при сдаче в аренду оборудования. Это может быть один документ, паспорт обязательно, или два: паспорт обязателен, другой на выбор, но тоже обязателен. Список возможных документов, их количество указывается с точностью до подразделения. Программа проверяет количество документов и их виды.
Вопрос: Работаем по документам залога?
Вопрос: Какие документы можно принимать в подразделениях? Какие обязательны? Сколько обязательных документов?
Ордерная схема движения оборудования
Ордерная схема применяется достаточно редко. Смысл ее в том, что мы вначале в офисе заключаем сделку, описываем условия. После заключения сделки выдаем оборудование на складе. Т.е. разделяем процессы заключения сделки и подбор оборудования.
При возврате оборудования вначале оформляем поступление на склад. После – закрываем сделку в офисе, проводим взаиморасчеты.
Вопрос: Применяется в организации ордерная схема?
Совет: Если у вас небольшое предприятие, оформляются документы и выдается оборудование одновременно, то никакой ордерной схемы применять не нужно. Напротив, если у вас физически разделены офис и склад, если через склад движется большой объем оборудования, если процессы ввоза-вывоза занимают много времени, то, скорее всего ордерная схема будет полезна.
Работа со счетчиками
Счетчики в нашем понимании – устройство, измеряющее любой параметр оборудования. Это могут быть:
- Одометр автомобиля.
- Счетчик моточасов.
- Счетчик часов работы оборудования.
- Что-то еще.
В программе мы можем установить цену за изменения этого параметра. Например, требовать плату не только за время аренды транспортного средства, но и за километраж.
Программа позволяет вести учет счетчиков, подсчитывать стоимость.
Вопрос: Учитываются счетчики в организации? Какие? Стоимость за единицу?
Торговля товарами, оборудованием, услугами
Нередко организации, сдающие оборудование в аренду, оформляют торговые операции:
- Продажа расходных материалов.
- Продажа запчастей.
- Продажа дополнительных услуг.
В этом случае может понадобиться опция «Торговля».
Совет: Если торговля сводится к продаже дополнительных услуг, например, доставка при сдаче в аренду, чистка оборудования при возврате, то опция «Торговля» не нужна. Хватит настройки «Дополнительные услуги» главы «Справочник «Номенклатура».
Вопрос: Нужна опция «Торговля»? Разрешено торговать оборудованием?
Внимание! Возможность проводить торговые операции – платная опция!
Субаренда (сдача в аренду имущества, полученного предприятием в аренду от третьих лиц)
Субаренда в нашем понимании – получение оборудования во временное пользование от сторонних организаций и передача его во временное пользование нашим клиентам.
Программа может учитывать ситуацию, кода оборудование мы не покупаем, а именно принимаем во временное пользование. Программа отдельно отражает такое оборудование на складах и в аренде. Такое оборудование всегда имеет владельцев, что можно посмотреть некоторыми отчетами.
Для включения этого механизма требуется опция «Субаренда».
Вопрос: Нужна опция «Субаренда»?
Внимание! Возможность принимать оборудование в аренду – платная опция!
Автоматические скидки
Программа может рассчитывать автоматически скидки/наценки в зависимости от выполнения ряда условий. Такими условиями могут быть:
- День недели и время продажи услуг (формирование документов)
- Количество оборудования, сумма услуг в строке документа
- Количество периодов в строке документа, на которое сдается оборудование в аренду
- Количество оборудования, сумма услуг в документе
- Количество или сумма ранее оказанных услуг
Надо учитывать вариант, когда могут сработать несколько скидок. Нужно ответить на вопрос, что будет, если это произойдет? Например, сработали скидки 5% и 7%. Какую скидку применить? Возможные варианты:
- Максимальная скидка из всех сработавших, сработает скидка 7%.
- Минимальная скидка из всех сработавших, сработает скидка 5%.
- Сложение скидок, сработает скидка 5+7 = 12%.
- Умножение скидок, сначала будет применена скидка 5%, затем 7%.
Совет: Обычно выбирается вариант «Максимальная скидка из всех сработавших». Экзотические варианты со сложением и умножением применятся редко.
Вопрос: В организации будут автоматические скидки? Если сработают несколько скидок, то какую применять?
Совет: В программе возможно указать следующие варианты скидок просто настроив цены и периоды:
- 1. При аренде на 5 суток и выше цена в сутки 900 рублей.
- 2. Каждые четвертые сутки бесплатно.
- 3. В выходные и праздничные дни цена 30 в час, или 600 в сутки (функционал доступен только в версии 2.0).
Если вы предполагаете пользоваться только указанными выше скидками, не используйте автоматические скидки, или используйте только в режиме ручного редактирования скидок.
Далее, скидки мы можем установить не для всех клиентов, а выбрать какое-то множество. Это множество клиентов могут быть наши друзья, ключевые клиенты, просто клиенты, расположенные в какой-либо группе клиентов. Назовем это множество сегментом клиентов. Кстати, это могут быть и не друзья, которым мы назначим наценки.
Вопрос: В организации будут использоваться сегменты клиентов?
Здесь уточним, что накопительные скидки будут работать и без сегментов. Они срабатывают по накоплению того или иного параметра. Но можно их устанавливать и на сегменты клиентов.
Аналогично сегментам клиентов, мы можем указать сегменты номенклатуры. Скидки могут быть назначены не для всей номенклатуры, а только для указанного сегмента.
Вопрос: В организации будут использоваться сегменты номенклатуры?
Примеры настройки скидок/наценок смотрите в видео на сайте.
Вопросы к главе
Выдача в аренду
Минимальный период аренды? Наиболее часто используемые периоды аренды? Какие периоды точно не будем использовать?
Можно сдавать в аренду на срок, меньше минимального периода?
Округляем период до целого? Если до, то способ округления?
Даем отсрочку возврата? Если да, то сколько суток, часов, минут?
Какой вариант расчета даты возврата? Плановая или текущая?
Как оформлять возврат оборудования? Обязательно ли возвращать подбором?
Сдавать в аренду товары?
Нужна возможность назначать цены аренды по календарям (по календарным графикам)?
Будем ли мы указывать месторасположение оборудования? Будет ли это обязательным?
Заказы клиентов
Будут ли использоваться заказы клиентов?
Буде ли использоваться бронирование в заказах клиентов? Будет ли оно автоматическим?
Досрочный возврат
Учитывается досрочный возврат?
Какой минимальный период, при котором мы учитываем досрочный возврат? Час? Сутки?
При досрочном возврате будем учитывать целое количество периодов?
При досрочном возврате будем удерживать какой-то процент с возвращаемых сумм?
Просроченный возврат
Учитывается просроченный возврат?
Какой минимальный период, при котором мы учитываем просроченный возврат? 15 минут? Час? Сутки?
При просроченном возврате будем дополнять период до полного?
При просроченном возврате будем использовать какие-то специальные цены аренды?
При просроченном возврате будем начислять штрафы? Если да, то процентом или суммой?
Залог
Работаем с денежным залогом?
Будет у пользователей доступ к редактированию денежного залога? У кого?
Каким способом начислять денежный залог? По стоимости оборудования, или по виду цен?
Работаем по документам залога?
Какие документы можно принимать в подразделениях? Какие обязательны? Сколько обязательных документов?
Ордерная схема
Применяется в организации ордерная схема?
Счетчики
Учитываются счетчики в организации? Какие? Стоимость за единицу?
Торговля
Нужна опция «Торговля»? Разрешено торговать оборудованием?
Субаренда
Нужна опция «Субаренда»?
Скидки
В организации будут автоматические скидки? Если сработают несколько скидок, то какую применять?
В организации будут использоваться сегменты клиентов?
В организации будут использоваться сегменты номенклатуры?