Структура справочника
Договоры
Дополнительные ограничения
Вопросы к главе
Структура справочника
Клиентами могут быть
- Физические лица
- Юридические лица (ООО, ЗАО, ОАО)
- Индивидуальные предприниматели
Вопрос: кто наши клиенты, а если возможны все варианты, то кто чаще?
Почему возникает такой вопрос. Если наши клиенты только физические лица, или только юридические лица и индивидуальные предприниматели, то правильно указав настройку пользователя Основной вид клиента (юр. или физ. лицо) мы значительно сократим время на ввод нового клиента. Программа сама будет подставлять нужный вид. Если у нас могут быть клиенты разного вида, то ставим тот вид, которых больше. Если юридические лица или индивидуальные предприниматели, то ставим вариант Юридические лица.
Вопрос: какова будет иерархия справочника?
Совет: Как правило вполне устраивает вариант с двумя уровнями. На верхнем уровне группы Физические лица, Юридические лица. На втором уровне – сами клиенты. Если есть только физические лица, то возможен вариант, когда групп нет, а есть просто список клиентов.
Вопрос: как именовать клиентов?
Следующий вопрос как именовать клиентов. С физическими лицами все просто, вводим ФИО в наименование и в полное наименование. С юридическими сложнее и часто это приводит к бардаку в справочнике. Возможные варианты:
ООО «Спутник»
Спутник
Спутник, ООО
Какие-то еще варианты…
Если начинают вводить разные пользователи без четких указаний, то получается разнобой. Мы считаем, что должен быть единый корпоративный стандарт ввода клиентов.
Совет: Для клиентов – физических лиц в наименования и полные наименования пишите ФИО. Для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей в наименовании пишите без кавычек наименование и через запятую сокращенно организационно-правовую форму: Спутник, ООО, Кочев А.В., ИП. В полном наименовании пишите организационно-правовую форму и наименование: Общество с ограниченной ответственностью «Спутник», Индивидуальный предприниматель Кочев Андрей Валентинович. Такой вариант ввода обеспечит возможность быстрого ввода по наименованию. Список клиентов будет выглядеть отсортированным по наименованию.
Договоры
Поговорим про договоры с клиентами. Этот разговор будет не про те договоры, которые мы обязаны печатать при заключении сделки. Вопрос касается взаимных расчетов и только их.
Взаиморасчеты, долги клиентов или наши долги мы можем считать общими суммами, а можем в разрезе договоров. Сравните два варианта:
- Клиент Иванов И.И. должен нам 3 000 рублей.
- По договору продажи клиент Иванов должен 5 000 рублей, а по договору аренды мы ему должны 2 000 рублей.
Итог один, но во втором варианте мы ведем остатки взаимных расчетов в разрезе дополнительных объектов – Договоры с клиентами.
Если мы будем вести учет в разрезе договоров, то в каждом документе мы должны будем указывать не только клиента, но и договор. Отчеты по взаиморасчетам будут формироваться с разворотом по договорам. Закрываться взаиморасчеты будут так же по договорам. Это может добавить хлопот по работе с документами. По возможности, следует избегать такого варианта работы.
Вопрос: будете ли вы вести взаиморасчеты в разрезе договоров?
Совет: учет в разрезе договоров может понадобиться если:
- Предполагается выгрузка в бухгалтерскую программу;
- Ведутся различные виды деятельности: сдача в аренду, реализация товаров.
Если у вас просто аренда, вы работаете на основании патента (простая сдача отчетности), то включив использование договоров вы, скорее всего, без всякой надобности усложните себе жизнь.
Дополнительные ограничения
Представьте, что ваш клиент – человек не порядочный, причинил какой-то ущерб вам или вашим партнерам, коллегам. Предпочтительная реакция для вас – полная предоплата и залог, или даже отказ от работы с ним. Теперь представьте, что таких людей в вашей базе не один-два. Как работать вашему новому менеджеру, который не знает всех таких клиентов?
В программе существует механизм, позволяющий автоматически предупредить или запретить работу сотрудникам с такими клиентами.
Вопрос: будут ли использоваться дополнительные ограничения на работу с клиентами?
Вопросы к главе
Кто наши клиенты? Кто чаще?
Какова будет иерархия справочника?
Каков будет стандарт именования клиентов?
Будете ли вы вести взаиморасчеты в разрезе договоров?
Будете ли использоваться дополнительные ограничения на работу с клиентами?