Давайте прокомментируем эти вопросы и попробуем ответить на них в некоторых частных случаях.
Структура справочника
В программе справочник «Номенклатура» представлен иерархическим списком групп, подгрупп и элементов. Один и тот же список номенклатуры можно представить разными списками. Например, мы можем на верхнем уровне выделить функциональные группы номенклатуры: Сноуборды, Лыжи, Шлемы и прочее, а уровнем ниже – подгруппы Производителей. Либо наоборот, на верхнем уровне Производителей, ниже – что они произвели. И хотя чаще делают выбор в пользу первого варианта, оба варианта имеют место быть.
Вопрос: какова будет иерархия справочника?
Совет: Используйте на верхнем уровне Функциональные группы (что сдается в аренду?), уровнем ниже – Производителей (кто произвел?). Если количество номенклатурных позиций невелико, то от второго уровня иерархии можно отказаться.
Нередки ситуации, когда у нас вложенных групп – три или даже четыре уровня. Т.е. при ручном подборе пользователю приходится вручную раскрывать вложенные подгруппы. Это особенно тяжело при большом количестве номенклатуры, отсутствии сканера штрих кодов и неумении пользоваться поиском. Следует избегать такой ситуации.
Вопрос: какое максимальное количество вложенных групп?
Совет: Старайтесь не использовать более трех уровней иерархии, т.е.
Группа
– Подгруппа
– Элементы номенклатуры.
Далее рассмотрим наименования групп и элементов. Это очень важный вопрос. Нередки случаи, когда неопытный пользователь не может разобраться в структуре справочника и понять, что же перед ним. Попробуйте ответить, что находится в списке (в списке оборудование для активного отдыха), где шлем, сноуборд или ботинки:
Далеко не каждый сможет это сделать. Подготовка новичка в этом случае займет не один день.
Если мы говорим про группы, то пользователи должны однозначно понимать, что в этих группах находится:
Бензогенераторы
Виброрейки
Ботинки для горных лыж
Если элементы номенклатуры, то к чему относятся:
Бетоносмеситель Лебедянь СБР 170А
Эквалайзер 215 EQ
Вопрос: как будут именоваться группы номенклатуры, как элементы?
Совет: Группы именуйте во множественном числе. Если есть две группы, в одной ботинки лыжные, в другой для сноубордов, то наименования должны быть разные: Ботинки лыжные, Ботинки для сноубордов. В наименовании элементов обязательно пишите, что это за номенклатура: Бетоносмеситель, Ботинки лыжные, делайте это единообразно. Не допускайте варианты, когда у вас будут Лыжные ботинки и Ботинки для сноуборда, возникнут проблемы с быстрым подбором по наименованию. Далее в наименовании можно написать производителя, модель и т.п.
Нужны ли комплекты
Не менее важный вопрос, что мы храним в справочнике. Мы можем хранить просто номенклатурные позиции, а можем комплекты. Здесь надо понимать, что комплект в данной программе – совокупность номенклатурных позиций, объединенных вместе. При оприходовании комплекта приходуется его состав. При сдаче в аренду, сдается в аренду его состав, при этом этот же состав списывается со склада. Т.е. в комплекте мы указываем позиции, которые хранятся на складе.
Если мы не хотим учитывать комплектующие по складам (например, шнурок, инструкция, то что идет сразу в коробке), то можем поступить и по-другому. Просто учитывать это не комплектом, а одной позицией. Если необходимо, то мы можем в дополнительном реквизите перечислить список дополнительных позиций, идущих вместе с оборудованием, для вывода на печать в договоре.
Вопрос: нужны ли нам комплекты?
Совет: если комплектующие могут хранится на складе отдельно от основного комплекта, сдаваться отдельно, как например фотоаппарат и объектив, то тут можно делать комплекты, а можно и не делать и просто подбирать комплектующие в документы. Если комплектующие неотделимы от комплекта, как инструкция, шнурок USB, то это одна позиция, не комплект.
Характеристики
Характеристики – это дополнительный разрез учета номенклатуры. В характеристиках мы можем хранить цвета номенклатурных позиций, размеры, ростовку и прочее. Вот пример списка характеристик для одной позиции:
Следует понимать, что в разрезе характеристик ведется складской учет и устанавливаются цены аренды, цены продажи. Одна номенклатурная позиция может иметь много характеристик, и для каждой характеристики мы должны указать остаток на складах. При сдаче в аренду мы должны будем указывать, с какой конкретно характеристикой сдаем в аренду номенклатурную позицию. При возврате – с какой возвращаем. Аналогично при продаже.
Так же и цены. Впрочем, цены мы можем указать и без характеристик. Такая цена будет действительна для всех характеристик.
Как видите, работа с характеристиками способна усложнить жизнь работникам.
Вопрос: нужна ли нам работа с характеристиками номенклатуры?
Совет: как правило, характеристики используются при работе с номенклатурными позициями, для которых важен учет по иным разрезам: размер, цвет и пр. Именно важен! Электроинструмент тоже можно учитывать по цветам, но практической надобности для клиента это иметь не будет. С другой стороны обувь, одежду важно учитывать по цветам и размерам. Попробуйте выдать клиенту ботинки на два размера меньше, и вопросов важно это или нет, не останется.
Серийные номера
Если мы хотим вести учет каждой конкретной единицы оборудования, то мы можем использовать учет по серийным номерам. Серийный номер – просто любая уникальная строка, отделяющая одну единицу номенклатуры от другой точно такой же. Отсюда следует два вывода:
- Складской учет ведется в разрезе серийных номеров. Т.е. мы обязаны указать, позицию, с каким серийным номером мы приходуем на склад или выдаем клиенту.
- На складе для каждого серийного номера может храниться только одна единица номенклатуры (вернее, технически можно, но методологически это будет ошибкой).
Если мы ведем учет серийных номеров, то учет по характеристикам вести, наверное, не имеет смысла, хотя и возможно.
Вопрос: нужен ли учет серийных номеров?
Совет: учет серийных номеров, как правило, ведется для сложного и дорогого оборудования. Но известны и исключения. Один из наших клиентов ведет учет подъемников по серийным номерам, но делает это своеобразно. Для каждого серийного номера вводится своя позиция номенклатуры. Серийный номер пишется в наименовании.
Учет таких простых элементов, как балки строительных лесов, ведется просто в количестве. Тем более что их обычно сотни на складе.
Сложно-сборное оборудование
В программе есть возможность рассчитывать и собирать такое оборудование как
- Вышки туры
- Строительные леса
Разработан функционал, позволяющий рассчитывать элементы конструкций и подбирать их в документы.
Вопрос: Используются вышки туры? Строительные леса?
Дополнительные услуги
Дополнительные услуги – элементы справочника «Номенклатура», которые не хранятся на складах. В процессе работы мы можем оказать услугу клиенту, добавив ее в документ «Возврат номенклатуры», продать ее документом «Реализация номенклатуры».
Например, вернули оборудование грязным и требуется мойка. В документ «Возврат номенклатуры» добавляем услугу «Мойка».
Вопрос: Нужны дополнительные услуги?
Дополнительные вопросы
Ответьте, пожалуйста, на дополнительные вопросы
Вопрос: Будет ли мы контролировать остатки на складах?
Будет ли программа перед выдачей, продажей или перемещением оборудования, товаров, контролировать остаток на складе? Если да, то при нехватке программа об этом сообщит и запретит дальнейшие действия с оборудованием, товаром.
Вопросы к главе
Какова будет иерархия справочника?
Какое максимальное количество вложенных групп?
Как будут именоваться группы номенклатуры? Элементы?
Нужны ли комплекты?
Нужна ли работа с характеристиками номенклатуры?
Нужен ли учет серийных номеров?
Используются вышки туры? Строительные леса?
Будет ли мы контролировать остатки на складах?
Нужны дополнительные услуги?