Программа имеет широкие возможности по автоматизации работы пользователей. При грамотной работе у пользователя значительно сокращается время на выполнение операций. Многие из типовых операций, на которые ранее требовалось затрачивать много времени и сил, теперь автоматизированы полностью или значительно упрощены. Кроме того, можно переложить часть контролирующих функций на программу.
Автоматическое формирование договоров, актов и пр.
Если ранее договоры, акты и прочие документы требовалось готовить в отдельных программах, например в Word, то теперь программа позволяет формировать печатные формы требуемого вида автоматически. Пользователю нет нужды открывать типовой макет и забивать все данные в него, достаточно нажать кнопку.
Печатные формы при необходимости можно сразу отправлять на E-mail.
Контроль при выдаче оборудования, возврате
Программа поможет проконтролировать выдачу оборудования клиенту, если необходимо.
Так же, если необходимо, программа может осуществить строгий контроль при возврате. Кладовщик не сможет ввести оборудование наобум при возврате. Программа потребует обязательного ввода сканером штрихкода или подбора руками возвращаемое оборудование. При возникновении ошибок или расхождений, это будет зафиксировано.
Автоматическая проверка заполнения документов
Программа осуществляет контроль за обязательным вводом документов клиента. Если необходимо ввести два документа, один из которых паспорт, программа потребует ввести два документа. Иногда требуется отправить SMS на телефон, указанный клиентом при заключении договора.
При работе с юридическими лицами может потребоваться обязательное указание месторасположение оборудования. Адрес, по которому оно будет находиться у арендатора.
Автоматический контроль за работой с клиентами
Ряд наших клиентов активно пользуются функционалом, осуществляющим контроль за работой с клиентами. Что это?
Ни для кого не секрет, что время от времени появляются проблемные клиенты, причиняющие ущерб оборудованию, не желающие платить за оказанные услуги, скандалисты. Программа позволяет автоматически отфильтровывать подобных клиентов, выдавать предупреждения, или даже запрещать работу. Для этого ответственным сотрудникам необходимо принять решение о включении клиента в ту или иную категорию, после чего программа работает со списками клиентов самостоятельно. Возможны варианты действий:
- Предупреждение пользователю;
- Отказ в обслуживании;
- Ограничение на количество оборудования в документе, сумму услуг, или на период аренды.
Например, программа может предупредить, что данный клиент задерживает оплату и попросить внести 100% предоплату. Или разрешить работать с клиентом, но не давать более 1 единицы оборудования за раз.
Эти ограничения можно установить как для всех пользователей, так и отдельным сотрудникам. Например, возможно не устанавливать подобные ограничения для начальника отдела, директора, что позволит им все-таки выдать оборудование плохому клиенту, если будет принято соответствующее решение.
Хранение информации в одной базе
Немаловажную роль в работе играет то обстоятельство, что большую часть или всю информацию можно хранить в единой базе:
- Хранение клиентов, документов клиентов;
- Хранение номенклатуры, описания номенклатуры;
- Хранение файлов договоров, описаний, документации, фотографий и пр;
- Хранение истории работы с клиентами, истории конкретной номенклатуры.
Это облегчает работу сотрудников, избавляя от необходимости хранить информацию в разных файлах и папках.
Автоматический поиск информации
Программа позволяет осуществлять быстрый поиск требуемой информации:
- Разработаны различные отчеты для оперативного получения информации;
- Существуют штатные средства платформы 1С, для быстрого поиска, подбора;
- При использовании сканера штрихкодов возможно осуществлять быстрый поиск в списках и подбор в документы номенклатуры, клиентов.
Напоминания для пользователей
Пользователь может назначить напоминание себе или другому пользователю. Напоминание может быть самостоятельным, или привязано к определенному объекту. Например, позвонить такому-то клиенту в 13-00, или проконтролировать выполнение договора через неделю, или договориться о встрече через час. Напоминание автоматически сработает в указанный срок.
Менеджер по работе с клиентами может установить напоминание, что бы не забыть о каком-то событии. Директор может назначить напоминание для сотрудника.
Заметки
Пользователь может написать произвольную заметку. Заметки могут быть написаны для различных объектов:
- Для конкретного клиента;
- Для договора;
- Для документа;
- Для номенклатуры;
- и т.д.
Другие пользователи так же могут работать с заметками, изучать, дополнять.
В целом, благодаря автоматизации многих процессов, использования разнообразных средств и инструментов, у пользователя высвобождается больше времени для выполнения основной работы.